Wer nichts verändert, wird überrundet!

!AYCON Experten Talk

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„Wer nichts verändert, wird überrundet!“

In diesem Expertengespräch habe ich mich mit Andreas Kerschka getroffen. Andreas hilft Unternehmen, strukturelle Probleme im Finance-Bereich zu lösen. Er ist ein IT-affiner Interim Manger Finance, der nebenbei mal eben auch Webshops aufbaut und fliegen lässt. Ein Gespräch über die Wichtigkeit von Business Intelligence, nicht voll ausgenutzte ERP-Systeme, verbranntes Geld – und das Schöne an Quick-and-Dirty-Lösungen.

:devider:

Andreas, in welchen Situationen wirst Du geholt?

Oftmals kommen Kunden zunächst mit einer klassischen Anfrage, beispielsweise benötigen sie einen Finanzbuchhalter oder Interim CFO. Erst im gemeinsamen Austausch mit mir erkennen sie dann, dass der Kern des Problems eigentlich an ganz anderer Stelle liegt, dass viel größere Lücken vorhanden sind und dass das Unternehmen eigentlich viel mehr benötigt.

Je nachdem, wie eingefahren die Strukturen dann sind, ist es auch eine Herausforderung, diese aufzubrechen und daraus ein modernes Unternehmen zu machen, das wettbewerbsfähig bleiben kann.

Welche Lücken sind das?

Lücken in der Business Intelligence. Heutzutage benötigt jedes Unternehmen Software zur Steuerung. Solche Software kann immer mehr, sie wird zunehmend komplexer – und somit werden eben auch die Probleme größer, die damit einhergehen können.

Mittlerweile kaufen auch mittelständischen Unternehmen sehr große Softwarepakete ein, die richtig genutzt und unter Kontrolle gehalten werden müssen. Vor allem im Finanzbereich ist es also sehr wichtig, dieses Zusammenspiel zwischen fachlicher Kompetenz und IT-Affinität zusammenzubringen.

:devider:

Daten bestimmen das Wirtschaftsleben immer stärker. Warum sind Daten für Unternehmen so wichtig?

Das hat bestimmt viele Gründe. Ein klarer ist: Wegen des Wettbewerbs. Es wird immer schwieriger, marktgerechte Preise zu gestalten. Selbst mittelständische Unternehmen setzten ERP-Systeme ein. Die sind sehr mächtig und werden oftmals nicht so ausgereizt, wie sie könnten.

Denn wenn so eine ERP-System erst einmal eingerichtet ist, produziert es sofort Massendaten. Diese Daten sind sehr wichtig für die Analyse und Auswertung – und um auf den Markt reagieren, bzw. das eigene Unternehmen besser steuern zu können. Richtig eingesetzt, könne Unternehmen mit Daten wettbewerbsfähig bleiben und den Vorsprung gegenüber Mitbewerbern weiter ausnutzen.

:devider:

Fehlt hierzulande das Knowhow, ERP-Systeme gewinnbringend einzusetzen?

Jein. Hier müssen wir zwischen den Unternehmensgrößen unterscheiden. Die Konzerne haben das Knowhow, die holen sich die jungen Leute an Bord, die damit umgehen können. Die Konzerne leben das vor. Die mittelständischen Unternehmen rücken nach.

:devider:

Aber viele kennen sich in dem Feld nicht sehr gut aus. Sie sind in alten Strukturen verhaftet, die (noch) funktionieren und rücken davon nicht ab. Hier fällt das – eigentlich positive – Attribut des Mittelstands, nämlich Bodenständigkeit, den Unternehmen auf den Fuß.

Denn: „Never change a running System“ wird im Zeitalter der Digitalisierung aus den Angeln gehoben. Wer nichts an seinem liebgewonnenen Status quo verändert, wird in unserer schnelllebigen, hoch technologisierten Zeit überrundet.

Dann ziehen junge, digital-affine Unternehmen auf der Überholspur vorbei, weil sie die Möglichkeiten von Business Intelligence voll ausnutzen und dadurch Wettbewerbsvorteile gegenüber den „bodenständigen“ erzielen.

Deutschland hängt bei der Digitalisierung ohnehin schon hinterher. Unternehmen anderer europäischer Länder, wie die Niederlande oder England, sind hier schon wesentlich weiter, sind spontaner, flexibler und dynamischer. Die Deutschen bewegen sich hier noch zu langsam.

:devider:

Es gibt unzählige Anbieter für BI-Lösungen. Was ist bei der Auswahl des passenden Systems zu beachten – für große, mittlere und kleine Unternehmen?

Das klassischen ERP-System ist SAP. SAP ist vor allem für Konzerne relevant. SAP versucht auch im mittelständischen Bereich Fuß zu fassen und Marktanteile abzugreifen, aber eigentlich ist die Software für Konzerne gemacht. Ähnlich wie Navision von Microsoft, die mit Navision Dynamics Konzerne ansprechen – das sind die beiden Platzhirsche.

Es gibt noch weitere ERP-Anbieter mit spezifischer Expertise in bestimmten Branchen. Was aber alle ERP-Systeme gemeinsam haben: Finance steht im Mittelpunkt. Die anderen Module sind darum herum gebaut. Welche Software nun für welches Unternehmen geeignet ist, ist eine Frage des Budgets und der Unternehmensgröße.

Wobei ich sagen muss: Manchmal ist weniger auch mehr. Wenn man sich z. B. SAP ins Haus holt, muss man das „nötige Kleingeld“ und das Knowhow haben, dieses mächtige Tool auch gewinnbringend einzusetzen. Beispielsweise haben große ERP-Systeme in der Regel nur ein rudimentäres Reporting.

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Warum?

Weil der Fokus bei der Entwicklung nicht daraufgelegt worden ist. Mit einem kleinen Business-Intelligence-Tool (BI-Tool) werden die Zahlen aus dem ERP sehr schnell auswertbar – „quick and dirty“. Wer das versteht, verschafft sich einen großen Vorteil.

Der ROI eines großen ERP-Systems ist mittelfristig zwar auch sehr hoch und vor allem besser als Insellösungen unterschiedlichster Anbieter. Trotzdem haben kleine BI-Tools auch ihre Berechtigung und ihren Nutzen, eben weil sie „quick and dirty“ sind.

Wenn ich erst einmal einen SAP-Consultant für meine Datenauswertung ins Haus holen muss, kostet das Geld und Zeit. Ein BI-Tool dagegen ist ziemlich schnell an die Datenbank gekoppelt und ermöglicht es, schnell für die einzelnen Fachabteilungen Auswertungen zu generieren, die sehr bedeutend sein können. Das habe ich selbst schon erlebt.

:devider:

Im Jahr 2018 wurde von Unternehmen Lidl berichtet, das sieben Jahre lang an einer individualisierten SAP-Einführung arbeitete– und bei einem Kostenloch von 500 Millionen Euro das gesamte Projekt abgebrochen hat. Was ist da schiefgelaufen?

Erst einmal Respekt, dass die Verantwortlichen den Mut hatten, bei 500 Mio. EUR ein Projekt zu stoppen. Der Fehler lag bei diesem Fiasko genau im Customizing.

ERP-System sollten nicht geholt werden, um sie dann in die alten Unternehmensstrukturen zu pressen. Vielmehr sollten sich die Strukturen an das neu gekaufte System anpassen. Sonst leidet die Datenqualität.

Die Einführung eines großes ERP-Systems bedeutet geht also oftmals mit einem Change-Projekt einher. Das ist auch eine Kultur- und Mindset-Frage. In meiner Arbeit erlebe ich das immer wieder, dass ich zuerst eine Restrukturierung vornehmen muss, bevor wir das neue ERP-System einfügen und die Effizienz voll ausnutzen können.

:devider:

Können sich kleinere Unternehmen Business Intelligence leisten?

Absolut. Eine Software zu nutzen, ist heute sehr simpel geworden: Plug and Play. Dasselbe gilt für BI-Tools.

Eine gewisse IT-Affinität vorausgesetzt, lassen sich mit wenig Geld und in kurzer Zeit die eigenen Datenbanken nach wertvollen Daten untersuchen.

Nehmen wir als Beispiel die Lösung QlikView®: Hier kann man die Lizenz zu 100 Prozent auf dem eigenen Rechner nutzen, Reports erstellen und die Software voll ausnutzen. Eine Einzellizenz kostet 1000 EUR, eine Server-Lizenz 5000 – das sind Einmal-Lizenzen.

Das ist im Vergleich zu den Kosten eines ERP-Produkts nur ein Tropfen auf dem heißen Stein. BI-Tools sind relativ intuitiv und ermöglichen einfachen Zugriff auf Massendaten unterschiedlichster Datenbank-Formate, die sich in wahnsinnig schnellem Tempo verarbeiten lassen.

Man kann alles miteinander vereinen und sich ein individuelles Dashboard aufbauen. Solche Produkte sind interaktiv und man kann mit wenig Mitteln und Aufwand Steuermöglichkeiten für das Unternehmen finden.

Darum lohnen sich diese Quick-and-Dirty-Tools auch für Großunternehmen, die oftmals Ewigkeiten brauchen, bis ihnen der Zugriff auf ihre Daten gelingt.

:devider:

Machen intelligente BI-Tools den Finanzer in Zukunft obsolet?

Nein. Es ist das Handwerkzeug, das sich verändert – aber der Controller besitzt die menschliche Intelligenz. Er wird mehr Zeit haben, sich um die Werte aus dem BI-Tool zu kümmern und in den richtigen Kontext zu setzen. Er wird mehr Zeit für die wichtige Arbeit haben. Überflüssig werden nur diejenigen, die sich nicht mit IT auseinandersetzen.

:devider:

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