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Die Finanzabteilung muss ihre Ärmelschoner-Haltung ablegen

„Die Finanzabteilung muss ihre Ärmelschoner-Haltung ablegen“

Ein Gespräch über die neue SAP-Technologie S/4HANA

Dieses Mal führte ich ein Zoom-Gespräch mit meinem Interim Kollegen Manfred Braun. Manfred ist Jahrgang 1966 – und seit 35 Jahren im Finanz- und Rechnungswesen tätig. Er selbst behauptet von sich, schon als Kaufmann auf die Welt gekommen zu sein und sich in der kaufmännischen Verwaltung und Abwicklung sowie dem Finanz- und Rechnungswesen „pudelwohl“ zu fühlen. Mit seinem Unternehmen Braun Consulting unterstützt er Konzerne und KMU bei der Implementierung und Optimierung von SAP, als Interim Manager Finance sowie beim Wissenstransfer von SAP-Knowhow und fachübergreifender Zusammenarbeit. Ein Gespräch über Systeme, Fachbereiche und Technologie.

Manfred, bitte gib mir einen Elevator-Pitch deiner beruflichen Laufbahn

Ich war viel im Automotive unterwegs, habe im In- und Ausland viele Fachthemen und Prozesse mit aufgebaut. Immer dabei: Bilanzierung, Konsolidierung und eben auch SAP, was mich von der Pike auf in meinem beruflichen Leben begleitet hat. Weitere Stationen machte ich im Maschinenbau, im Investitionsgüterbereich, im Textildesign und -Herstellung, im Versandhandel und bei Startups. International bin ich in der Bilanzierung unterwegs– und nicht nur mit dem deutschen HGB, sondern auch mit dem amerikanischen Recht US-GAAP in Berührung gekommen. Auch habe ich viele Jahre bei einer börsennotierten Aktiengesellschaft auf IRFS bilanziert. In meinem letzten Mandat in Österreich hatte ich meine 25. SAP-Implementierung als Interim Manager. Bis auf Asien und Südamerika habe ich eigentlich alle Länder kaufmännisch bereist. Ich bin sachlich orientiert – Zuverlässigkeit und Loyalität sind meine Werte.
Manfred Braun – Braun Consulting – http://www.braun-consulting.biz

Kannst Du mir als Laien erklären, was SAP S/4HANA ist?

Das ist die neue ERP-Software von SAP, die für Unternehmen mit oder ohne Produktion gedacht ist: Industrieunternehmen, Kommunalverwaltung oder Telekommunikation und Dienstleister zum Beispiel. Mit dieser Software lassen sich alle Mengen- und Wertbewegungen abbilden und monitoren. Im kaufmännischen Bereich können Unternehmen hier die Zahlen zusammenlaufen lassen und dann gemäß den gesetzlichen Anforderungen eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.

Was ist neu an S/4HANA?

Die SAP, als größtes deutsches Softwareunternehmen, hat sehr frühzeitig auch in Logistik und Analytik investiert – und bietet schon seit vielen Jahren ein Softwarepaket aus einer Hand an. Allerdings waren „Look & Feel“ der Software etwas angestaubt und aus der Zeit gefallen. Da hat SAP lange geschlafen – und jetzt in den letzten 5 Jahren ziemlich stark aufgeholt. Mit S/4HANA ist die SAP nun mit der neuesten Datenbank-Technologie unterwegs, was für viele Unternehmen – Konzerne und KMU – momentan eine Herausforderung ist.

„Daten schlagen Ware,
Systeme schlagen Information.“

Viele Unternehmen merken ja, dass Sie ihre Informationsverarbeitung verbessern müssen. Aber wenn ich an das Fiasko von der Schwarzgruppe denke, bei denen 500 Mio. Euro versenkt wurden, weil das Unternehmen die SAP-Software an ihre Welt anpassen wollten – und nicht ihre Welt an SAP, dann frage ich mich manchmal: Ist die Software wirklich so komplex oder sitzt das Problem vor dem Bildschirm?

SAP ist ein unglaublich mächtiges Tool, durch seine Vielfältigkeit und seine Verknüpfung der kaufmännischen und logistischen Bereiche, mit Warenbewegungen, mit Anbindungsmöglichkeiten externer Systeme, etc. Also: Ja, die Software ist extrem komplex. Aber: Man darf keine Angst vor dem SAP-System haben, sondern einen gesunden Respekt. Durch diese sehr starke Integration unterschiedlicher Bereiche, durch die untrennbare Verbindung zwischen Mengenbewegung und Wertbewegung kann natürlich für manche ein Buchungssatz oder eine Waren- oder Bestandsanalyse schwierig werden. Hier müssen sich Unternehmen fragen: Was ist der rote Faden von SAP? Wie ist der von SAP erdachte Prozess? Wie können wir an diesem Prozess anknüpfen? Der von SAP vorgegebene Prozess ist meistens branchenunabhängig. Das Unternehmen hat so viel Best-Practice-Erfahrungen, dass sich eigentlich jedes Unternehmen, das mit gutem Willen an die Implementierung herangeht, sich an diesen Prozessen orientieren kann.

Daten schlagen Ware, Systeme schlagen Information – und Du als Interim Manager unterstützt Unternehmen dabei. Du synchronisierst quasi die Mengen- und Wertbewegungen. Wie kann man sich das vorstellen?

Wenn Du einen Artikel aus dem Lager herausnimmst, muss das irgendwo im System erfasst werden. Diese Menge ist automatisch im Hintergrund mit einer Wertbewegung in der Finanzbuchhaltung verzeichnet und im Controlling entsprechend verbunden. Das ist der große Vorteil der Software. Früher hieß das „Realtime-Verarbeitung“ – jetzt ist wohl „Massendatenverarbeitung“ der passendere Ausdruck. Von daher: Ein Riesenvorteil und gleichzeitig ein riesiges Datenvolumen.

Wenn ein ERP-System eingeführt wird, sage ich den Verantwortlichen immer, sie müssen 3 Dinge einhalten:

  1. Disziplin

  2. Eine saubere, 100-prozentige Datenhygiene

  3. Die eigene Welt an das System anpassen – und nicht das System an die eigene Welt.

Ja, das ist wichtig. Ich bin ein großer SAP-Freund, aber auch ein großer SAP-Kritiker von der Sache her, was denn alles noch nicht läuft. Vor 15 Jahren war die SAP schwacher im Bereich Logistik und Vertrieb. SAP kommt ursprünglich aus der kaufmännischen Schiene und ist dann etwas spät in den Logistikbereich hineingegangen. Viele Unternehmen haben dann begonnen, ihre alten Themen dort einzuprogrammieren. Bei SAP gibt es ja diese Möglichkeit über die sogenannte Z-Programmierung. Und die Kunden haben sich hierbei teilweise „verZettelt“. Wer viele Anpassungen per Z-Programmierung vornimmt, muss dann bei jeder Software-Änderung prüfen, ob die individuellen Anpassungen noch mit dem neuen Update harmonieren – und ggf. wieder anpassen. Damit haben sich viele Unternehmen vom Standardprozess der SAP entfernt: Der eine wollte das Feld links oben haben, der andere rechts unten usw. Und S/4HANA bietet nun die Chance, das zu verändern.

„Die alte Version ist ein Rollstuhl,
die neue Version ein Ferrari“

Inwiefern?

Der Technologiewechsel ist enorm. Das neue System ist von der Datenbankstruktur viel schneller im Vergleich zur alten Version. Oder bildlich gesprochen: Die alte Version ist ein Rollstuhl, die neue Version ein Ferrari – von der Antwortgeschwindigkeit her und auch vom Datendurchsatz. Und Geschwindigkeit ist heute wichtiger denn je. Dank dieses großen Technologiewechsels der SAP haben die Firmen nun die seltene Chance, beim Übergang von der alten Version in das neue S/4HANA zu sagen: Wir denken unsere Prozesse neu.

Also: Statt wieder zu versuchen, meine Prozesse in die neue Umgebung hineinzupressen, mich an den Prozessen des Systems anzupassen?

Genau. Verantwortliche sollten sich fragen: Was macht denn die SAP? Was gibt es dort für Best-Practice-Ansätze? Ich kann Unternehmen nur raten: Nutzen Sie die Gelegenheit, gehen Sie den Greenfield-Ansatz! Nehmen Sie das, was die SAP Ihnen aus langer Erfahrung vorgibt. Manchmal kann man 100 Prozent davon übernehmen, manchmal muss man etwas anpassen. Aber bitte nur so viel wie nötig.

„Viele denken weniger prozessorientiert, sondern mehr Beleg-orientiert. Und das ist nicht mehr zeitgemäß.“

Nicht dieselben Fehler machen, sondern es richtig machen. Akkurat. Sauber. Verlässlich! Wir Interim Manager werden ja in Problemsituationen geholt. Was findest Du so vor, wenn Du in ein Unternehmen kommst?

Oftmals haben die Kundenunternehmen SAP schon mehr als  10 Jahre im Einsatz und möchten beispielsweise wissen: Wie weit müssen wir unsere Komfortzone für die Implementierung der neuen Version verlassen? Denn in den Jahren haben sich viele Abläufe festgefahren, auch wenn sie eigentlich optimierungsbedürftig sind. Nach dem Motto: „Wir machen das schon immer so. Wir buchen die Belege, die reinkommen.“ Viele denken weniger prozessorientiert, sondern mehr Beleg-orientiert. Und das ist nicht mehr zeitgemäß.

Der digitale Fortschritt mach auch nicht vor der Finanzabteilung Halt. Das macht den Menschen Angst.

Bei S/4HANA muss die Finanzabteilung, müssen die Unternehmen, raus aus ihrer Ärmelschoner-Haltung. Es geht zunehmend darum, ein Prozessverständnis zu entwickeln und intelligent mitzusteuern. Wie bekommen wir einen Abschluss-Prozess zum Laufen, Order-to-Cash oder Purchase-to-Pay? Wie können wir die Prozesse in Summe über alle Module entsprechend sauber abbilden – mit einem Bestellwesen, einem Wareneingangswesen und einem ganz neuen Workflow? Das Thema Prozessorientierung und Prozessschulung wird immer relevanter für Unternehmen. Das spüre ich auch bei meinenKunden.

Es gilt also, ein integriertes Prozessdenken zu etablieren, damit die Leute vermehrt Monitoring der Waren- und Wertbewegungen betreiben können. Gibt es für Dich eine Komplexitätsgrenze, ab der ein ERP-System unverzichtbar ist? Bei 1000 Kunden und 1000 Produkten z.B.?

Ich würde es weniger von der absoluten Zahl abhängig machen, sondern mehr von der Prozesskomplexität. Nehmen wir einen Automobilzulieferer. Der hat oftmals nur 5-10 Kunden, die großen Automobilhersteller, mit x-millionen von Artikeln. Da gibt es ein Abrufverhalten mit Terminsteuerung im Hintergrund, mit der Produktionsplanung, die hochkomplex ist. Hier den roten Prozessfaden zu behalten, ist eine Herausforderung. Anders ausgedrückt: Je weniger externe Systeme ich habe, desto mehr bin ich integriert, desto mehr habe ich den sogenannten „Single Source of Truth“.

Woran scheitern SAP-Implementierungen? An den Menschen und ihren Fähigkeiten?

Man muss die Menschen schon etwas in Schutz nehmen. Nur wenige sind Up-to-Date und schulen sich regelmäßig in SAP weiter. Es gibt viele Mitarbeiter, die irgendwann den Technologie-Zug der SAP verpasst haben und weiterhin ganz brav ihre Belege wegbuchen. Und hier müssen die Verantwortlichen eine Brücke schlagen: Die Menschen befähigen und schauen, wie deren Aufgaben in der „neuen Welt“ aussehen könnten. Was fällt weg, was wird anders gemacht? Es gibt auch immer die Bewahrer, die nichts verändern wollen. Diese muss man überzeugen.

Ich sage: Wenn die SAP-Einführung Schwierigkeiten macht – wie im Beispiel Schwarzgruppe/Lidl – dann liegt es an der Umsetzung und der Organisation, also an den Menschen und Teams. Das Problem sitzt vor dem Rechner!

Die Bewahrer, auch in der IT, haben ein gewisses Herrschaftswissen aufgebaut. Bei einer neuen System-Implementierung wird dieses Herrschaftswissen teilweise oder im Ganzen obsolet. Angst vor Kontrollverlust macht sich breit. Also werden die alten Prozesse verteidigt – Entgegen dem Sinne und Wohle des Unternehmens. Es ist auch meine Aufgabe, solche Leute zu identifizieren. Oftmals entstehen Probleme aber auch durch mangelhafte Kommunikation und Verständnis zwischen der Finanzabteilung und der IT-Abteilung.

„Man bekommt ja nicht einmal mehr
die Uhrzeit genannt ohne Ticket.“

Inwiefern?

Heutzutage ist die IT ist ein eigener Fachbereich, mit eigener Organisation, die teilweise sogar in eigene Gesellschaften ausgegliedert ist, die wie ein Profit Center behandelt werden und im Prinzip nur interne Leistung verkauft. Die IT-Abteilung ist dadurch oftmals extrem weit von den Fachbereichen entfernt – allein durch die physische Distanz. Bei Profit Centern gibt es KPIs im Hintergrund, in der IT ist es klassisch das Abarbeiten von Anfragen über das Ticketsystem. Man bekommt ja nicht einmal mehr die Uhrzeit genannt ohne Ticket – und das ist der Fluch von dieser ganzen Profit-Center-Denkerei.

Spezialabteilungen haben ihre Daseinsberechtigung. Aber sie haben in vielen Fällen den Bezug zum Fachbereich verloren. Und der Fachbereich bleibt dann auf seinem SAP-technischen Wissen stehen. Weil: Der Fachbereich im Controlling hat ganz andere Aufgaben, als sich um jede Kleinigkeit im SAP zu kümmern. Dort fehlt mir manchmal die proaktive Unterstützung aus den IT-Abteilungen. Die haben ja die Möglichkeiten, die sind mit SAP vernetzt. Doch oftmals fehlt der Impuls, die Fachbereiche beispielsweise auf das neue S/4HANA aufmerksam zu machen. Hier beobachte ich oft, dass diesbezüglich die Zusammenarbeit und Kommunikation nicht gut funktionieren.

Das war vor 20 – 30 Jahren noch anders, oder?

Ja. Als wir damals mit SAP angefangen haben, durften – oder mussten – wir noch selbst den Fachbereich customizen, d.h.: das System parametrisieren. Doch irgendwann wurde der Komplexitätsgrad zu groß – also trennte man den Fachbereich und die IT. Der Fachbereich machte das „Soll und Haben“, das Customizing ging in die IT-Abteilung über. Dann gab es noch lange Zeit eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Aber irgendwann zogen sich die Fachbereiche immer weiter in ihre Fachthemen zurück – und die IT löste sich von dieser Fachverbundenheit.

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird bald von KI übernommen. Welche Rolle spielt Weiterbildung für Unternehmen in Bezug auf SAP S/4HANA für Unternehmen?

Eine große. Mitarbeiter müssen dorthin weitergebildet werden, dass sie den Prozess monitoren können. Mit welcher Wahrscheinlichkeit sind Belege zu buchen oder fehlerhaft? Wie gehe ich mit Differenzen um? Hier müssen Unternehmen ihre Leute befähigen, egal ob sie 40 oder 60 Jahre alt sind. Das wird der Weg sein, um auch im Machine-Learning die Prozesshoheit zu behalten. Das Prozessverständnis muss im Unternehmen vorhanden sein.


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